¿Cómo acabar con la ‘reunionitis’? Siga estos consejos

¿Cómo acabar con la ‘reunionitis’? Siga estos consejos

  • El exceso de reuniones o las reuniones improductivas son un problema para las empresas y los colaboradores. Por eso hay que prescindir de las que no son necesarias y ser eficientes en las que sí lo son. Aquí unos consejos para tener reuniones efectivas.

    Reunionitis, el exceso de reuniones o las reuniones improductivas son un problema para las empresas y los colaboradores. Por eso hay que prescindir de las que no son necesarias y ser eficientes en las que sí lo son. Aquí unos consejos para tener reuniones efectivas.

    Las reuniones improductivas son un problema para la eficiencia de las organizaciones y una práctica que afecta el desempeño de los colaboradores. En el estudio Meetings at work: Perceived effectiveness and recommended improvements (2015) se entrevistó a colaboradores de 41 países con el fin de comprender cómo perciben las reuniones de trabajo. Los resultados fueron contundentes: para el 64% de los colaboradores la mayoría de las reuniones son una pérdida de tiempo. Las razones que dan son la poca planeación, la dispersión en el momento de tocar un tema y la falta de estructuración. Asimismo un estudio de Harvard Business Review descubrió que para los ejecutivos el 67% de las reuniones son improductivas y que estas ocupan más del 15% de su jornada
    laboral.

    Claudia Córdoba, directora de Visión & Enfoque, consultora que entre otras cosas trabaja haciendo talleres de reuniones efectivas, brinda los siguientes consejos para antes, durante y después de las reuniones.

    Antes de la reunión: Establecer una periodicidad para las reuniones ayuda a tener el tiempo necesario para desarrollar las actividades pendientes y para planear qué se va a hacer en esa reunión. Además, “se debe citar con tiempo a los colaboradores, fijar un objetivo y solicitar qué información debe llevar el colaborador”, dice Córdoba.

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    Durante la reunión: “Es necesario que el moderador lleve una agenda organizada en tiempos y temas, se generen acuerdos para la sesión, se nombre a un responsable del acta, el cual hace seguimiento a compromisos anteriores, se usen semáforos por si un asistente se distrae y se realice al final un balance de la reunión. Sobre los semáforos hay que decir que son muy útiles para trabajar el concepto de aquí y ahora donde se pide a los asistentes que se conecten con la reunión para que esta logre sus objetivos”, dice Córdoba.

    Después de la reunión: “Es muy importante que se envíe el acta oportunamente y se cumplan los compromisos fijados en la reunión y solo se realice otra cuando sea totalmente necesaria” dice Córdoba.

    Para Alejandro Chavarro, ejecutivo de cuentas de la agencia de publicidad y relaciones públicas Loor, hay reuniones de las que se pueden prescindir. “Las reuniones siempre van a ser necesarias cuando se va a hacer un tráfico para planear actividades o el desarrollo de las mismas y para hacer seguimiento. Se puede prescindir de ellas cuando no se va a avanzar. Hay reuniones, en ciertos casos y circunstancias, que no están aportando nada al trabajador ni al empleado, porque no es de planeación, de seguimiento o de estrategia. Es solo para mirar cómo está el proceso. Esta es una reunión que se puede dejar de hacer. Se pueden mirar por un email en qué actividades están los colaboradores y en que no están o usar herramientas que muestran el desarrollo del proceso”, dice Chavarro.

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